Polityka prywatności i plików Cookies

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego Herbioderm dostępnego pod adresem https://www.herbioderm.com/.

Administratorem danych osobowych jest:

SIMPLY BIO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
NIP: 7262677581
REGON: 383552620
KRS: 0000789462
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS
adres e-mail w sprawach dotyczących danych osobowych: contact@herbioderm.com

dalej jako „Administrator” lub „Simply Bio”.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw związanych z ochroną danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym powyżej adresem e-mail.

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu Herbioderm.

Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres dostawy,
• adres rozliczeniowy,
• dane dotyczące zamówienia,
• informacje o zakupionych produktach,
• dane potrzebne do realizacji płatności w zakresie przekazywanym Administratorowi przez operatora płatności,
• dane zawarte w dokumentach księgowych,
• dane dotyczące konta klienta,
• treść wiadomości przesłanych za pomocą formularza kontaktowego,
• dane przekazane w związku ze zwrotem, odstąpieniem od umowy lub reklamacją,
• dane przekazane w formularzach związanych z opiniami o produktach, jeżeli taka funkcjonalność zostanie uruchomiona,
• adres IP,
• dane dotyczące urządzenia, systemu operacyjnego i przeglądarki,
• identyfikatory internetowe,
• informacje dotyczące sposobu korzystania ze strony i sklepu,
• dane uzyskiwane za pomocą plików cookies i podobnych technologii, zgodnie z ustawieniami użytkownika.

Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do realizacji określonych celów i stosuje zasadę minimalizacji danych.

3.1. Składanie i realizacja zamówień

Dane osobowe klientów są przetwarzane w celu:

• umożliwienia złożenia zamówienia,
• zawarcia umowy sprzedaży,
• realizacji zamówienia,
• obsługi płatności,
• przygotowania wysyłki,
• kontaktowania się z klientem w sprawach dotyczących zamówienia.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

Podanie danych wymaganych w formularzu zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy.

Do realizacji płatności sklep korzysta z systemu Paynow.

3.2. Dostawa zamówienia

W celu dostarczenia produktów Administrator może przekazywać dane niezbędne do realizacji przesyłki platformie Furgonetka oraz przewoźnikom realizującym dostawę.

Zakres przekazywanych danych może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres dostawy,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• informacje niezbędne do identyfikacji przesyłki.

3.3. Konto klienta

Jeżeli użytkownik zdecyduje się założyć konto w sklepie, dane osobowe są przetwarzane w celu:

• utworzenia i utrzymania konta,
• umożliwienia logowania,
• udostępnienia historii zamówień,
• ułatwienia kolejnych zakupów.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Założenie konta nie jest konieczne do dokonania zakupu, jeżeli sklep umożliwia zakup bez rejestracji.

3.4. Obowiązki podatkowe i księgowe

Dane związane z transakcjami mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być przekazywane zewnętrznemu biuru księgowemu w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości i wykonywania obowiązków podatkowych Administratora.

Jeżeli klient składa reklamację, oświadczenie o odstąpieniu od umowy, wniosek dotyczący zwrotu lub inne zgłoszenie związane z zawartą umową, jego dane mogą być przetwarzane w celu:

• rozpatrzenia sprawy,
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• dokonania zwrotu płatności,
• prowadzenia wymaganej dokumentacji,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązku prawnego,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

W przypadku kontaktowania się z Administratorem poprzez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub inne dostępne kanały mogą być przetwarzane w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu, jeżeli został podany,
• treść wiadomości,
• inne informacje dobrowolnie przekazane w ramach korespondencji.

Jeżeli kontakt dotyczy zamówienia, zawarcia umowy lub działań podejmowanych przed jej zawarciem, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi na zapytania.

Administrator może prowadzić marketing bezpośredni za pomocą poczty elektronicznej oraz wiadomości SMS, w szczególności w celu przekazywania informacji dotyczących:

• nowych produktów,
• promocji,
• kodów rabatowych,
• ofert specjalnych,
• działań i nowości związanych z marką Herbioderm.

Komunikacja marketingowa za pomocą poczty elektronicznej lub SMS jest prowadzona po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Newsletter

Zapis do newslettera Herbioderm jest możliwy przez zaznaczenie nieobowiązkowego pola podczas składania zamówienia. Po zapisie wysyłamy wiadomość z prośbą o potwierdzenie adresu e-mail. Newsletter wysyłamy dopiero po tym potwierdzeniu.

W związku z newsletterem przetwarzamy: adres e-mail, imię i nazwisko podane w zamówieniu, datę i źródło zapisu, datę potwierdzenia, adres IP z chwili zapisu i potwierdzenia oraz informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach w linki.

Otwarcia wiadomości i kliknięcia w linki mierzymy za pomocą niewidocznego obrazka umieszczonego w wiadomości oraz przekierowania linków przez usługę MailPoet. Dzięki temu wiemy, które treści interesują odbiorców, i możemy lepiej dopasować kolejne wiadomości. W tym celu nie zapisujemy plików cookies na urządzeniu użytkownika. Użytkownik może ograniczyć pomiar otwarć, wyłączając automatyczne wyświetlanie obrazków w swoim programie pocztowym.

Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Po wycofaniu zgody możemy przechowywać informację o jej udzieleniu i wycofaniu w celu wykazania zgodności z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Z newslettera można zrezygnować w każdej chwili, klikając link „Wypisz się” w stopce każdej wiadomości albo pisząc na adres contact@herbioderm.com.

Do wysyłki newslettera korzystamy z wtyczki MailPoet i usługi wysyłkowej MailPoet Sending Service, której dostawcą jest Automattic Inc. Dostawca przetwarza dane w naszym imieniu. Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU–US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych.

Dane związane z newsletterem przechowujemy do czasu wycofania zgody, a informację o zgodzie – do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę na komunikację marketingową, jego dane mogą być wykorzystywane do wysyłania przypomnień o produktach pozostawionych w koszyku oraz wiadomości zachęcających do dokończenia zakupów.

Takie wiadomości mogą zawierać informacje o produktach, promocjach lub kodach rabatowych.

Po dokonaniu zakupu Administrator może kontaktować się z klientem w związku z zakupionym produktem, w tym w celu poproszenia o wystawienie opinii.

Jeżeli wiadomość będzie miała charakter marketingowy lub będzie służyła promocji produktów bądź marki, zostanie wysłana wyłącznie w zakresie zgodnym z udzielonymi zgodami na komunikację marketingową.

Jeżeli w przyszłości zostanie wdrożony zewnętrzny system zbierania opinii, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

Sklep korzysta z narzędzia Google Analytics 4 w celu analizy sposobu korzystania ze strony oraz poprawy jej funkcjonowania.

Google Analytics może dostarczać Administratorowi informacje dotyczące w szczególności:

• liczby odwiedzin,
• źródła wizyty,
• odwiedzanych podstron,
• sposobu poruszania się po sklepie,
• interakcji z poszczególnymi elementami strony,
• rodzaju urządzenia i przeglądarki,
• przybliżonych danych lokalizacyjnych.

Google Analytics oraz związane z nim pliki cookies lub podobne technologie analityczne są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w mechanizmie zarządzania zgodami.

Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzia dochodzi do przetwarzania danych osobowych, podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Administrator planuje w przyszłości korzystać z narzędzi reklamowych takich jak:

• Google Ads,
• Meta Pixel.

Narzędzia te nie są obecnie traktowane jako aktywne elementy przetwarzania opisane w niniejszej Polityce.

Przed ich uruchomieniem Polityka prywatności i konfiguracja mechanizmu zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Po uruchomieniu narzędzia reklamowe mogą być wykorzystywane w szczególności do:

• mierzenia skuteczności kampanii,
• remarketingu,
• tworzenia grup odbiorców,
• wyświetlania reklam osobom, które wcześniej odwiedziły sklep,
• tworzenia statystyk dotyczących zachowania odbiorców,
• dopasowywania przekazu reklamowego.

W związku z prowadzonymi lub planowanymi działaniami marketingowymi Administrator może analizować informacje dotyczące zachowania użytkownika, takie jak:

• odwiedzane produkty,
• oglądane kategorie produktów,
• produkty dodawane do koszyka,
• dokonane zakupy,
• reakcje na komunikację marketingową.

Takie działania mogą służyć do tworzenia grup odbiorców i lepszego dopasowania komunikacji marketingowej.

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

W zależności od celu przetwarzania dane osobowe mogą być przekazywane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu sklepu.

Mogą to być w szczególności:

• SEOHOST — dostawca usług hostingowych,
• dostawcy usług związanych z WordPress i WooCommerce,
• dostawcy usług informatycznych i serwisowych,
• Paynow — operator płatności,
• Furgonetka oraz przewoźnicy realizujący dostawy,
• biuro księgowe,
• dostawca poczty elektronicznej,
• Google w zakresie związanym z Google Analytics 4,
• dostawca systemu zarządzania zgodami cookies,
• dostawcy narzędzi marketingowych, jeżeli zostaną wdrożone,
• podmioty świadczące pomoc prawną, doradczą lub audytową, jeżeli jest to niezbędne do ochrony praw Administratora.

Po wdrożeniu systemu do marketingu e-mail lub SMS oraz nowych narzędzi analitycznych lub reklamowych zakres odbiorców danych może zostać odpowiednio zaktualizowany.

Korzystanie z usług globalnych dostawców, w szczególności Google, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO.

W przypadku podmiotów uczestniczących w EU–US Data Privacy Framework transfer może odbywać się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

W pozostałych przypadkach mogą być stosowane inne zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne.

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

Dane związane z zamówieniami

Dane związane z zamówieniami są przechowywane przez czas potrzebny do wykonania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dokumentacja podatkowa i księgowa

Dokumentacja podatkowa i księgowa jest przechowywana przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.

Dane konta klienta

Dane dotyczące konta klienta są przechowywane przez okres istnienia konta, a po jego usunięciu w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z reklamacjami i zwrotami

Dane związane z reklamacjami, odstąpieniem od umowy i zwrotami są przechowywane przez okres prowadzenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.

Korespondencja

Dane zawarte w korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi danej sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane marketingowe

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są przetwarzane do momentu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub zakończenia celu marketingowego.

Dane pochodzące z plików cookies

Dane pochodzące z plików cookies są przechowywane zgodnie z okresem działania danego pliku cookie, ustawieniami użytkownika oraz konfiguracją systemu zarządzania zgodami.

Na zasadach wynikających z RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W przypadku przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego.

W celu realizacji praw związanych z ochroną danych osobowych należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: contact@herbioderm.com

Jeżeli użytkownik uzna, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie danych wymaganych do:

• złożenia zamówienia,
• dokonania płatności,
• realizacji dostawy,

jest jednak konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży.

Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

Sklep Herbioderm korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii, które mogą służyć do przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania dostępu do informacji już zapisanych na jego urządzeniu.

Niektóre pliki cookies są niezbędne do prawidłowego działania sklepu, inne mogą służyć celom funkcjonalnym, analitycznym lub marketingowym.

Pliki cookies inne niż ściśle niezbędne są wykorzystywane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w mechanizmie zarządzania zgodami.

Niezbędne

Pliki cookies niezbędne są wymagane do prawidłowego funkcjonowania sklepu.

Mogą służyć w szczególności do:

• działania koszyka,
• realizacji procesu składania zamówienia,
• obsługi sesji użytkownika,
• logowania do konta,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętania decyzji dotyczącej plików cookies.

Cookies ściśle niezbędne mogą działać bez dodatkowej zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.

Funkcjonalne

Pliki cookies funkcjonalne umożliwiają udostępnienie dodatkowych funkcji strony lub zapamiętanie określonych preferencji użytkownika.

Jeżeli nie są ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Analityczne i statystyczne

Pliki cookies analityczne pomagają analizować sposób korzystania ze sklepu oraz ulepszać jego działanie.

W tej kategorii wykorzystywany jest w szczególności Google Analytics 4.

Cookies analityczne są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w panelu zarządzania zgodami.

Marketingowe

Pliki cookies marketingowe mogą służyć do:

• remarketingu,
• mierzenia skuteczności kampanii reklamowych,
• tworzenia grup odbiorców,
• dopasowywania reklam.

Narzędzia marketingowe wymagające takich cookies są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika.

Google Ads i Meta Pixel są obecnie planowanymi narzędziami i przed ich uruchomieniem niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

Do zarządzania zgodami dotyczącymi plików cookies i podobnych technologii sklep wykorzystuje rozwiązanie Complianz.

Przy pierwszej wizycie na stronie użytkownik może zdecydować, czy wyraża zgodę na wykorzystywanie opcjonalnych plików cookies.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies,
• odrzucenia opcjonalnych cookies,
• samodzielnego dostosowania ustawień.

Odrzucenie opcjonalnych plików cookies nie uniemożliwia dokonania zakupów ani korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać swoje decyzje dotyczące cookies za pomocą narzędzia Ustawienia cookies dostępnego na stronie sklepu (link w stopce każdej strony).

Szczegółowa lista plików cookies wykorzystywanych przez sklep może być generowana i aktualizowana na podstawie rzeczywistego skanu witryny wykonywanego przez system Complianz.

Lista może obejmować w szczególności:

• nazwę pliku cookie,
• dostawcę,
• cel,
• kategorię,
• okres działania.

Zakres wykorzystywanych plików cookies może zmieniać się wraz ze zmianą funkcjonalności sklepu, integracji oraz wykorzystywanych narzędzi.

Na stronie Herbioderm mogą znajdować się linki prowadzące do profili marki w serwisach:

• Facebook,
• Instagram.

Kliknięcie w taki link powoduje przejście do zewnętrznego serwisu, w którym obowiązują zasady prywatności określone przez jego operatora.

Samo umieszczenie zwykłego linku do profilu społecznościowego nie jest równoznaczne z osadzeniem na stronie modułu śledzącego danego serwisu.

Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną osadzone elementy Facebooka, Instagrama lub innych serwisów społecznościowych, które powodują przekazywanie danych już w momencie wejścia na stronę Herbioderm, niniejsza Polityka i mechanizm zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• przypadkowym lub bezprawnym ujawnieniem,
• utratą,
• zniszczeniem,
• nieuprawnioną modyfikacją.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do rodzaju przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Niniejsza Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany funkcjonalności sklepu,
• wdrożenia nowych usług lub integracji,
• zmiany dostawców usług,
• uruchomienia nowych narzędzi analitycznych,
• uruchomienia nowych narzędzi reklamowych lub marketingowych,
• zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej sklepu Herbioderm.

Data ostatniej aktualizacji: 12 października 2026 r.